Déménager un entrepôt logistique : les étapes clefs

Le déménagement d’un entrepôt est une opération complexe qui nécessite une planification minutieuse et une coordination efficace. En effet, il s’agit de déplacer des biens et équipements potentiellement lourds et encombrants, tout en assurant la continuité de l’activité de l’entreprise.

Les étapes clefs pour un déménagement d’entrepôt réussi sont les suivants !

Une évaluation approfondie des besoins

La première étape consiste à évaluer les besoins de l’entreprise en matière de surface, d’équipements, d’outils IT et de personnel. Pour cela, il est nécessaire de dresser un inventaire des biens et équipements à déménager. Il est également important de prendre en compte les contraintes liées à l’activité de l’entreprise, telles que les horaires d’ouverture, les flux de marchandises, le niveau d’équipement IT ou encore la règlementation applicable si nous sommes dans une exploitation soumise ICPE par exemple.

Le choix d’un nouvel emplacement, idéalement stratégique

Une fois les besoins de l’entreprise définis, il est possible de commencer à rechercher LE nouvel emplacement : the one !
Durant cette phase, il est important de tenir compte de plusieurs critères, tels que la localisation, la surface disponible, les accès routiers, la capacité d’accueil réglementaire, l’accès aux réseaux informatiques ou encore la solidité de la dalle pour supporter le poids des charges, les coûts immobiliers et la proximité des collaborateurs.
Cette étape embarque l’étude d’implantation future des flux (matériel) afin de verrouiller le fonctionnement opérationnel de l’emplacement sélectionné.

A partir de cette étape, il devient important de communiquer efficacement avec le personnel sur les raisons du déménagement, les avantages attendus, et les nouvelles procédures. Cela contribue à minimiser la résistance au changement et à assurer une transition en douceur. Cette communication devra s’envisager régulière et tout au long du projet avec une communication réalisée par l’entreprise (avec le soutien de l’expert logistique dans la préparation des communiqués le cas échéant).

L’obtention des autorisations nécessaires

La plupart des déménagements d’entrepôt nécessitent des autorisations administratives. Il est donc important de se renseigner auprès de la mairie et de la préfecture pour connaître les démarches à suivre. Cela devient totalement incontournable lorsque l’on exploite des marchandises soumises ICPE.

Établir un plan de déménagement

Une fois le nouvel emplacement choisi et les autorisations obtenues, il est possible d’établir un plan de déménagement. Ce plan doit définir les jalons clés du projet, les délais et les ressources nécessaires. L’ordonnancement ou le phasage des transports est déjà à considérer dans ce plan de travail. Faire arriver de la marchandises alors que le matériel de manutention n’est pas encore chargé bloquera le process. Le plan de déménagement fera apparaitre ce type de réflexion pour adapter soit le phasage, soit l’adoption de ressources supplémentaires, soir les deux.
C’est aussi l’étape d’optimisation durant laquelle il est nécessaire de se poser la question : “ce stock, cette marchandise est-elle toujours utile ? et dois-je payer les coûts de déménagement associés ? et conserver l’immobilisation de cash correspondante ?”.
Une simple étude ABC des flux permet bien souvent d’éclairer la situation et d’aider à arbitrer.
Dans le plan de déménagement, nous trouverons également le jalonnement des étapes informatiques si l’entrepôt est piloté par un WMS par exemple.

Choisir un partenaire transport

Le transport des biens de l’ancien entrepôt vers le nouveau est une étape délicate. Il est important de disposer de moyens de transport adéquats et de planifier la logistique de manière à minimiser les temps d’arrêt. Le choix du transporteur est également un élément clé pour garantir la sécurité et l’efficacité du processus.
Une note de synthèse de type RFI – RFQ permet de pouvoir solliciter efficacement les partenaires et évaluer le meilleur partenaire pour accompagner le déménagement. Il sera le garant de la réalisation physique du transfert. La fiabilité devra être recherchée avant un tarif à tout prix.

Préparer le déménagement

C’est LA phase exigeante néanmoins indispensable.
Cette étape implique l’emballage et la préparation des biens à déménager. Il est essentiel de garantir que tout soit correctement emballé, étiqueté, et prêt à être transporté. Cette phase peut être fastidieuse, mais elle est fondamentale pour éviter les dommages aux marchandises pendant le transport… et le temps perdu à chercher les différentes palettes constituées.
Si l’étiquetage est nécessaire en sortie de l’ancien bâtiment, l’identification exhaustive des futurs emplacements dans le bâtiment cible est tout aussi important. Autant que l’outil de mapping des emplacements entre eux pour immédiatement savoir quoi va où dès réception des marchandises.
En cas de système informatique WMS à rebrancher sur le nouveau site, il est nécessaire de paramétrer le logiciel pour assurer les correspondances informatiques et physiques avant même l’arrivée de la première marchandise. Plusieurs tests de cohérence des flux EDI ou encore de fonctionnement Wifi auront été effectués préalablement comme garde-fous à l’étape suivante.

L’ensemble des éléments pour le moment décrits concernent l’entreprise en mouvement. Il est bien entendu obligatoire d’informer ses fournisseurs et clients du déménagement désormais imminent.

Le transfert sur le site de destination

Cette étape doit répondre à un plan de charge rythmé validé avec le transport. Les ressources sont mobilisées de part et d’autre pour charger – transférer – réceptionner puis ranger dans les nouveaux espaces de travail. L’installation du nouvel entrepôt doit être réalisée de manière méticuleuse. Cela comprend la mise en place des rayonnages, des systèmes de gestion de stock, et la configuration de l’espace de manière à optimiser l’efficacité opérationnelle à venir.
Si la formation dans le nouvel environnement n’a pas pu être anticipée, elle doit impérativement intégrer rapidement cette étape de finalisation du projet. Accueillir le personnel, s’assurer de la familiarisation avec le nouvel environnement de travail est un passage obligatoire à ne pas oublier.

Durant cette phase, il est utile de ne pas mégoter sur le confort à apporter à tous les collaborateurs impliqués : café chaud, déjeuner livré sur site ou boisson fraîche pour la fin de journée apporteront l’huile nécessaire dans les rouages du déménagement.

Les retours d’expérience montrent que plusieurs pièges courants doivent être évités :

Sous-estimer les coûts

Les coûts associés au déménagement d’entrepôt peuvent être significatifs. Il est essentiel d’établir un budget réaliste et de prévoir des fonds supplémentaires pour faire face à d’éventuels imprévus.

Manque de planification

Une planification insuffisante peut entraîner des retards, des pertes de marchandises et des coûts supplémentaires. Il est essentiel de consacrer du temps à une planification approfondie. Le recours à la ressource externe mobilisée et experte est un réel avantage à considérer.

Ignorer la gestion du changement et l’identification d’une ressource coordinatrice

Négliger la gestion du changement peut entraîner une résistance du personnel et des problèmes de productivité. Communiquez clairement avec votre équipe et assurez vous qu’ils comprennent les raisons et les avantages du déménagement. Si l’exercice de communication reste parfois quelque chose de difficile, ne pas le faire engendrerait encore plus de vents contre productifs pour la bonne marche du projet.
Quant à la coordination, le recours à une ressource extérieure expérimentée pourra faire toute la différence dans le succès de votre projet de déménagement d’entrepôt tout en gardant les collaborateurs mobilisés sur le quotidien.

Le recours à un expert logistique permet de créer un guichet unique, compétent et disponible pour orchestrer la manœuvre physique et la planification nécessaire. Sans oublier la capacité que l’expert aura à projeter l’activité dans un nouvel environnement. Cela pourra se traduire par l’établissement d’un nouveau schéma directeur solidement argumenté de chiffres et de simulations de flux par exemple.

En substance, un déménagement d’entrepôt réussi repose sur une planification minutieuse, une exécution précise, et l’implication de ressources dédiées expertes en logistique. En évitant les pièges courants, vous pouvez garantir une transition en douceur et minimiser les perturbations dans vos opérations.