Qu’est ce qu’un WMS ?

Un WMS n’est pas un logiciel de plus. C’est le système dont dépend la capacité de l’entreprise à expédier : s’il s’arrête, l’entrepôt s’arrête en quelques minutes, pas en quelques heures. C’est ce qui fait du choix d’un WMS une décision de dirigeant plutôt qu’une décision technique, et c’est ce qui justifie d’y consacrer du temps avant de recevoir le premier éditeur.

Cette page ouvre un parcours en sept étapes, conçu pour celui qui finance le projet et devra le défendre : comprendre l’outil, situer son besoin, évaluer la rentabilité, savoir ce qu’on achète, choisir, cadrer, et traiter le cas particulier du remplacement.

WMS est l’acronyme de « Warehouse Management System« , ou système de gestion d’entrepôt en français. Il s’agit d’un logiciel qui permet de gérer les opérations quotidiennes dans un entrepôt, telles que la réception de marchandises, la gestion des stocks, la préparation des commandes, l’emballage et l’expédition.

Un entrepôt est le siège de plusieurs flux : le flux physique, le flux de personnel, le flux d’informations qui accompagne les 2 premiers et enfin le flux financier qui concerne l’ensemble des flux. Le rôle du WMS est d’orchestrer le plus harmonieusement et le plus efficacement possible les Hommes, les équipements et les marchandises à l’intérieur d’un magasin, entrepôt, centre de distribution, hub ou plateforme logistique.

Rôle du WMS ?

Les WMS sont souvent utilisés par les entreprises qui ont un besoin logistique pour piloter de nombreux produits et une forte rotation des stocks. Ces systèmes permettent aux entreprises de suivre les mouvements de leurs stocks en temps réel, d’optimiser les processus de gestion des stocks et d’améliorer la précision des expéditions. Les fonctions couvertes par un WMS peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise, mais en général, les WMS offrent les fonctions suivantes :

Réception des marchandises :

Cette fonction permet de gérer l’arrivée des marchandises dans l’entrepôt, de contrôler la qualité et de les stocker dans les emplacements appropriés.

• Le contrôles d’arrivée et enregistrement
• L’étiquetage de la charge
• La quarantaine
• Les retours

Gestion des stocks :

Cette fonction permet de suivre les niveaux de stock en temps réel, d’identifier les emplacements de stockage et d’optimiser la rotation des stocks.

• Slotting (casage et gestion des emplacements)
• Réappro des pickings
• Méthode de stock : FIFO – LIFO – FEFO
• Inventaires
• Pilotage des écarts

Préparation des commandes :

Cette fonction permet de gérer le processus de préparation des commandes, depuis la collecte des produits jusqu’à la vérification de leur conformité avant l’expédition.

• Ordonnancement
• Modes de préparation
  • Good To Person
  • Pick and Pack
  • Pick to Belt
  • Pick then Pack
  • Voice picking
• Vagues et lancement
• Tournées de préparation
• Optimisation des trajets
• Précolisage
• Contrôle des commandes
• Traçabilité des prélèvements

Emballage et expédition :

Cette fonction permet de gérer les processus d’emballage et d’expédition des commandes, y compris la génération d’étiquettes d’expédition et la coordination avec les transporteurs.

• Numéros de série
• Documents d’expéditions
• Documents de sécurité
• Documents douaniers
• Palettisation
• Suivi des expéditions

Suivi des performances :

Cette fonction permet de mesurer les performances de l’entrepôt, y compris le temps de traitement des commandes, les taux d’erreur et la productivité des employés.

• Pilotage des ressources (Labour Management)
• Indicateurs d’activité
• Indicateurs de productivité
• Indicateurs de qualité
• Indicateurs économiques

Opérations à valeur ajoutée :

Cette fonction permet d’apporter un geste de « spécialisation retardée », traditionnellement cantonné à l’univers de production, au sein d’un espace logistique

• Kitting
• Dékitting
• Co-packing
• Etiquetage

Une meilleure gestion des ressources

Avant l’utilisation des WMS, la gestion des stocks était souvent effectuée manuellement, ce qui pouvait être fastidieux, inefficace et source d’erreurs. Les processus de gestion des stocks étaient souvent opaques, et il était difficile de suivre en temps réel l’état des stocks. Par conséquent, les entreprises étaient confrontées à des défis tels que les erreurs de stock, les ruptures de stock, la surproduction, les coûts élevés de stockage, les erreurs de livraison et les temps d’attente prolongés pour les clients.

En utilisant un WMS, les entreprises peuvent améliorer considérablement la précision des stocks et la qualité du service client, tout en réduisant les coûts et en augmentant l’efficacité. Les WMS offrent une visibilité en temps réel sur l’état des stocks, ce qui permet aux entreprises de mieux prévoir les niveaux de stock et d’optimiser leur rotation. Les WMS permettent également de suivre les commandes de bout en bout, ce qui réduit les erreurs de traitement des commandes et améliore la rapidité de livraison. Enfin, les WMS permettent de suivre les performances de l’entrepôt, ce qui permet aux entreprises d’identifier les zones à améliorer et d’optimiser les processus de gestion des stocks.

A destination de plusieurs métiers

Les WMS sont utilisés par les responsables de la chaîne d’approvisionnement, les gestionnaires de l’entrepôt, les chefs d’équipe, les opérateurs de chariot élévateur, les préparateurs de commande, les caristes et d’autres membres du personnel qui sont impliqués dans la gestion et la réalisation des opérations de l’entrepôt.

Le WMS est agnostique dans le sens où tous les types d’entreprises qui doivent gérer des stocks et des flux logistiques peuvent bénéficier de l’utilisation d’un WMS pour améliorer leur efficacité opérationnelle et leur performance globale. On en trouve dans divers secteurs telles que la logistique, le commerce électronique, la distribution, la production, la pharmacie, l’automobile, la chimie, l’agroalimentaire, les semences, les scieries, les biens de consommation, etc. Un peu partout en fait !

Les pour et contre d’un WMS

Avantages :

Optimisation des opérations : Le WMS permet d’optimiser la gestion des stocks et des entrepôts en fournissant des informations en temps réel sur les niveaux de stocks, les emplacements des produits, les mouvements de marchandises, etc. Ce qui permet d’optimiser les opérations, de réduire les coûts et d’augmenter la productivité.

Meilleure traçabilité : Le WMS permet de suivre les mouvements de marchandises, les numéros de lot, les dates de péremption, les numéros de série, etc. Ce qui permet de garantir une meilleure traçabilité des produits, de réduire les risques d’erreurs et d’assurer la conformité réglementaire.

Amélioration de la qualité de service : Le WMS permet d’améliorer la qualité de service en réduisant les délais de traitement des commandes, en améliorant la précision des préparations de commandes, en réduisant les erreurs de livraison, etc.

Réduction des coûts : Le WMS permet de réduire les coûts en optimisant les processus de réception, de stockage et de préparation de commandes, en réduisant les erreurs, en optimisant l’utilisation des ressources, etc.

Meilleure visibilité : Le WMS permet de fournir une meilleure visibilité sur l’état des stocks, les mouvements de marchandises, les niveaux de performance, etc. Ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées et de mieux piloter les opérations.

Inconvénients :

1. Coût initial élevé : La mise en place d’un WMS peut représenter un investissement important en termes de coûts de mise en place, de formation, d’intégration avec d’autres systèmes, etc.
2. Complexité : Les WMS peuvent être complexes à mettre en place et à gérer, en particulier pour les petites entreprises avec des besoins moins complexes.
3. Temps de mise en place : La mise en place d’un WMS peut prendre du temps et nécessiter une planification minutieuse pour minimiser les interruptions de service.
4. Formation : Les utilisateurs du WMS doivent être formés à son utilisation, ce qui peut représenter un investissement en temps et en ressources supplémentaires.

Les points d’attention pour un projet WMS ?

Les étapes clés pour mettre en place un WMS de manière efficace sont :

Analyser les besoins :

La première étape consiste à réaliser une analyse approfondie des besoins de l’entreprise. Il est important de comprendre les processus de l’entreprise, les flux de marchandises, les volumes de stockage, les exigences de traçabilité, les contraintes de temps, etc. Cette analyse permettra de déterminer les fonctionnalités et les modules dont l’entreprise a besoin pour son WMS. Il est vivement recommandé de formaliser ce travail dans un document écrit de type expression de besoin ou idéalement cahier des charges. Le point suivant sera d’autant plus qualifié et efficace avec ce type de document disponible. C’est également dans cette étape que les spécificités de chaque business peuvent être exposées : sérialisation pharmaceutique, textile et collections, entrepôts sous douanes ou réglementation ICPE.

Sélectionner l’éditeur de WMS :

Une fois que les besoins de l’entreprise sont clairement identifiés, il est temps de sélectionner l’éditeur de WMS qui répond le mieux à ces besoins. Il est important de prendre en compte les critères tels que les fonctionnalités, la flexibilité, la facilité d’utilisation, la fiabilité, la qualité du support, etc.

Intégrer le WMS avec les systèmes existants :

Il est important de s’assurer que le WMS est intégré de manière transparente avec les systèmes existants de l’entreprise, tels que le système d’information, le système de gestion de commandes, le système de gestion de stocks, etc. Une intégration réussie permettra d’optimiser les flux d’informations et de minimiser les erreurs. Si vous comptiez vous passer de votre DSI pour ce projet, c’est mort !

Planifier le déploiement :

La planification du déploiement est une étape clé pour minimiser les interruptions de service et garantir une transition en douceur vers le nouveau système. Il est important de prévoir une période de test suffisante, de définir un calendrier précis pour la mise en place, de prévoir des ressources dédiées pour l’installation, la configuration, la formation, etc. La période de test aussi appelée recettage est LE levier pour un démarrage réussi.

Former les utilisateurs :

Les utilisateurs du WMS doivent être formés à son utilisation pour garantir une utilisation efficace et efficiente du système. Il est important de prévoir une formation adaptée aux différents types d’utilisateurs, de s’assurer que la formation est adaptée au niveau de compétences de chacun et de prévoir des sessions de formation régulières pour maintenir les compétences à jour. Et il faut recetter, recetter et encore recetter après les formations pour prendre en main l’outil et affûter le démarrage.

Suivre et améliorer continuellement :

Une fois le WMS en place, il est important de suivre les performances et de mesurer les résultats. Cela permettra de détecter les éventuels problèmes, les goulots d’étranglement, les erreurs, les zones d’amélioration, etc. Il est également important de planifier des audits réguliers pour évaluer l’efficacité du système et d’envisager des améliorations continues pour optimiser l’utilisation du WMS.

La garantie succès ?

Enfin, LA bonne pratique ultime est la disponibilité nécessaire que l’entreprise devra consacrer à la réussite d’un tel projet. Elle se traduira par un collaborateur dédié au projet ou par l’acquisition temporaire d’un chef de projet affecté à ce projet. Sans cette précaution (obligation?), le projet sera livré à d’importantes turbulences. Les plus avisés des éditeurs de solution WMS prononcent de plus en plus de NO GO si un interlocuteur dédié n’est pas identifié dans le projet.

Combien ça coute un WMS ?

Il n’y a pas de réponse toute faite tant cela dépend de votre besoin et des solutions proposées par les différents éditeurs.

Ce qui est en revanche utile à identifier ce sont les différents postes de coûts d’un projet WMS. Cela permettra d’éviter les oublis, de mieux comparer les différentes offres de solutions et de poser les bonnes questions à vos interlocuteurs WMS.

• Mode d’acquisition
  • On premise (client installé sur son infrastructure)
  • SAAS
• Licences
• Location
• Assiette des licences
• Le matériel informatique (terminaux mobiles ou non)
• Importation des données
• Perte de productivité liée au démarrage
• Les nouvelles embauches (qualification du métier)
• Les formations
• Le support hotline
• La maintenance
• Les mises à jour

Autant d’aspects sur lesquels une vigilance est nécessaire pour caper son projet WMS.

Les postes de coût d’un projet WMS, et la question à poser sur chacun

Les montants dépendent trop du périmètre pour être annoncés à l’avance. En revanche, la liste des postes ne change pas, et c’est elle qui permet de comparer des offres qui ne se ressemblent pas.

Pour quel ROI ?

Ici aussi il n’y a pas de chiffre tout fait mais une liste de points à considérer et à évaluer attentivement.

• Maitrise des emplacements et occupation de l’espace
• Gestion des ressources humaines
• Amélioration de la productivité
• Amélioration de la qualité
• Pilotage en temps réel
• La dématérialisation
• Les « invisibles’
  • fidélisation client par une promesse client mieux maitrisée
  • pénibilité diminuée sur les dimensions physiques et psychiques (stress)
  • recentrage des encadrants sur le management grâce à l’automatisation de tâches

Dans l’étape d’analyse des besoins, un temps doit être consacré à l’identification de tous les leviers actionnables avec un WMS avant de les traduire en euros pour valider le lancement du projet. Maintenant que cet acronyme logistique vous est familier, prêt pour engager un projet WMS ?

Pour aller plus loin : IzyPro.

Pour continuer votre lecture : notre portail Logistique & Supply Chain centralise l’ensemble de nos ressources sur le sujet. Si vous êtes en phase de sélection, notre guide sur comment choisir son WMS vous aidera à structurer votre réflexion, et notre annuaire des éditeurs WMS et prestataires logistiques recense les principaux acteurs du marché.

Questions fréquentes sur les WMS

Quand faut-il remplacer un WMS ?

Rarement pour une raison d’âge. Les signaux qui comptent sont ailleurs : l’éditeur ne maintient plus la version installée, les contournements dans les tableurs se multiplient, chaque évolution demande du développement spécifique, ou l’outil ne sait pas suivre un mode de préparation que l’activité impose désormais. Tant qu’aucun de ces signaux n’apparaît, remplacer coûte plus que garder.

Un WMS fonctionne-t-il si la connexion est coupée ?

Cela dépend du mode de déploiement et de l’architecture retenue. Une solution hébergée s’arrête avec le lien internet, sauf si un mode dégradé a été prévu. C’est une question à poser avant la signature, pas après le premier incident : un entrepôt qui ne peut plus scanner s’arrête en quelques minutes.

Qui doit porter le projet WMS en interne ?

Un projet WMS n’est pas un projet informatique. Il redéfinit des façons de travailler sur le terrain, donc il se pilote depuis l’exploitation, avec l’informatique en appui. Les projets qui dérapent sont presque toujours ceux où personne du quai n’était dans la boucle au moment des arbitrages.

Que devient le WMS quand l’entrepôt s’automatise ?

Il reste le système de référence des stocks et des ordres, mais il cède le pilotage temps réel des machines à une couche dédiée, le WCS. La frontière entre les deux varie selon les fournisseurs, et c’est précisément ce partage de responsabilités qu’il faut écrire noir sur blanc avant de commander l’automatisation.

Un projet WMS à sécuriser

Entre le cadrage du besoin, la comparaison d’éditeurs qui ne répondent pas à la même question et la reprise des données, un projet WMS se joue en grande partie avant la signature. Blogistics est écrit par des professionnels de la filière, qui interviennent aussi en conseil sur ces projets, du cahier des charges à la recette. Le premier échange est gratuit et sans engagement.

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