Comprendre les termes RFI, RFP et RFQ dans le cadre d’une consultation

Ces acronymes anglosaxons sont largement utilisés et donc rencontrés dans le cadre d’une consultation pour choisir un prestataire logistique ou un logiciel métier.

Ils ont une chronologie dans leur contenu et leur progression dans le processus de consultation. Si le terme est fréquemment croisé, le format des documents n’est pas particulièrement normé. L’objectif de ces RF (Request For) est de collecter, organiser puis arbitrer les données. Il est donc important de systématiquement consacrer une partie du document aux conditions de réponse.

RFI (Request for Information – Demande d’informations) : expression du besoin

Un RFI est un document utilisé pour recueillir des informations auprès de fournisseurs potentiels sur leurs capacités, leurs produits, leurs services et leur expérience.

Le RFI permet à l’acheteur de se familiariser avec le marché, d’identifier les fournisseurs potentiels et de recueillir des informations préliminaires sur leurs offres. Les RFIs sont généralement moins formels que les RFPs (Request for Proposal) et les RFQs (Request for Quotation).
Le RFI est utilisé lorsque l’acheteur a besoin d’obtenir des informations détaillées sur le marché, les technologies disponibles, les meilleures pratiques, les innovations récentes, etc. Il permet également de préqualifier les fournisseurs potentiels avant de passer à la prochaine étape du processus d’approvisionnement. Une plaquette commerciale est le premier niveau d’une sollicitation RFI. Cependant les étapes ci-dessous sont utiles à formaliser pour homogénéiser la collecte des informations.

1. Présentation : Introduction de l’entreprise acheteuse et description du contexte de la demande d’informations.
2. Objectifs : Explication des raisons pour lesquelles l’e donneur d’ordre recherche des informations et des besoins spécifiques.
3. Questions : Une série de questions aux fournisseurs potentiels pour recueillir des informations sur leurs capacités, leur expérience, leurs références, leurs processus, etc.
4. Conditions de réponse : Instructions sur la manière dont les fournisseurs doivent soumettre leurs réponses, y compris la date limite et le format de réponse.

RFP (Request for Proposal – Demande de proposition) : cahier des charges

Un RFP est un document utilisé pour demander des propositions détaillées aux fournisseurs intéressés pour répondre à un besoin spécifique de l’acheteur.

Le RFP décrit les spécifications techniques, les exigences, les conditions contractuelles, les critères d’évaluation et les délais auxquels les fournisseurs doivent se conformer dans leurs propositions.
Le RFP est utilisé lorsque l’acheteur a identifié un besoin précis et qu’il souhaite obtenir des propositions détaillées et compétitives des fournisseurs potentiels. Les réponses au RFP permettent à l’acheteur d’évaluer les offres, de comparer les solutions proposées et de sélectionner le fournisseur qui répond le mieux à ses besoins.

Le terme qui peut se substituer le mieux à RFP est celui ce cahier des charges. Les étapes principales à identifier pour ce document sont les suivantes.

• Introduction : Présentation de l’entreprise acheteuse, du contexte et des objectifs de la demande de proposition au projet. Joindre des données volumétriques de l’activité est un “must-have” quand il s’agit de choisir son partenaire logistique.
• Description du projet : Explication détaillée des besoins, des spécifications techniques, des critères de performance, des délais, etc. Certainement le paragraphe le plus important pour lequel une aide extérieure est parfois appréciable pour qualifier précisément et techniquement le besoin. Ce point est le coeur du document et il doit être particulièrement soigné quand il s’agit d’un logiciel supply chain comme un WMS ou TMS par exemple
• Conditions contractuelles : Exigences juridiques, clauses contractuelles, termes et conditions spécifiques que les fournisseurs doivent accepter.
• Critères d’évaluation : Indication des critères utilisés pour évaluer et comparer les propositions.
• Format de proposition : Instructions sur la structure, le contenu et le format que les fournisseurs doivent suivre lors de la soumission de leurs propositions. Partie rédigée, tableau de synthèse, etc…
• Conditions de réponse : Informations sur la date limite de soumission, les coordonnées de contact et les exigences administratives de l’appel d’offres.

RFQ (Request for Quotation – Demande de devis) : proposition commerciale

Un RFQ est un document utilisé pour demander aux fournisseurs des informations sur les prix, les conditions de vente et les délais de livraison de produits ou de services spécifiques.

Contrairement au RFP, le RFQ est généralement plus court et se concentre principalement sur les aspects commerciaux et financiers de l’offre et de la solution proposée.
Le RFQ est utilisé lorsque l’acheteur connaît exactement les produits ou services dont il a besoin et souhaite obtenir des devis comparatifs pour prendre une décision d’achat. Les réponses au RFQ permettent à l’acheteur de comparer les prix, les conditions de vente et les délais de livraison des fournisseurs et de sélectionner celui qui offre la meilleure proposition commerciale. Cette étape est parfois jointe à celle de RFP. Il est néanmoins important de distinguer les 2 objectifs si un même document est utilisé.

Comme pour les 2 premières RF, quelques points importants sont à mentionner.

• Introduction : Présentation de l’entreprise acheteuse et du contexte de la demande de devis.
• Description des produits ou services : Spécifications détaillées des produits ou services demandés, quantités, délais de livraison, etc.
• Conditions de vente : Conditions commerciales telles que les modalités de paiement, les garanties, les conditions de livraison, les licences, modalités d’accès au produit, etc.
• Format de devis : Instructions sur la manière dont les fournisseurs doivent structurer et présenter leurs devis. Toujours dans un objectif de consolider les réponses et facilement pouvoir comparer les différents retours.
• Conditions de réponse : Indications sur la date limite de soumission, les coordonnées de contact et les exigences administratives

Il faut essentiellement retenir qu’un processus de consultation d’un partenaire logistique prend du temps, s’organise en plusieurs temps forts et que les 3 termes décrits dans cet article ne doivent pas vous limiter dans votre démarche. Avec une expression de besoin, un cahier des charges puis une demande de proposition commerciale, vous ferez aussi bien ! La seule différence est qu’avec ces termes, vous parlez désormais la langue Supply Chain 🙂