Stock consigné, chez le client ou chez le fournisseur : ce qu’il faut paramétrer dans l’ERP et le WMS

Un client vous demande de garder deux palettes de votre produit chez lui, facturées seulement quand il les consomme.

Vu du commercial, c’est un service qui fluidifie la relation. Vu de votre ERP et de votre WMS, c’est une autre affaire : il faut décider qui possède quoi, à quel moment, et qui déclenche la facture. Le stock consigné se négocie sur un contrat d’une page. Il se paramètre, lui, sur plusieurs écrans, et c’est là que les choses tournent mal si personne n’y a pensé avant le démarrage.

Deux situations, pas une seule

Le terme « stock consigné » recouvre deux montages qu’il vaut mieux ne pas confondre.

Le premier, le plus courant : le stock consigné chez le client. Vous déposez de la marchandise dans l’entrepôt ou l’atelier de votre client. Vous en restez propriétaire. La facture part au fur et à mesure que le client consomme, pas à la livraison. C’est ce que les Anglo-Saxons appellent le VMI, vendor managed inventory, même si dans sa version la plus simple il n’y a pas forcément de gestion automatisée des réappros derrière : parfois c’est un dépôt facturé à l’usage, rien de plus.

Le second, moins fréquent mais tout aussi réel : le stock consigné chez le fournisseur. Le client a réservé, parfois payé, un volume de marchandise qui reste physiquement dans l’entrepôt du fournisseur, en attente d’enlèvement. La propriété a changé de main sans que la marchandise ait bougé.

Dans les deux cas, le nœud du problème est le même : la localisation physique du stock et sa propriété juridique ne coïncident plus. Un ERP ou un WMS pensé sans cette distinction traite mécaniquement « stocké chez moi » comme « à moi », ou l’inverse, et c’est précisément là que ça part en vrille.

Ce que ça change, avant même de parler système

Trois questions à trancher avant d’ouvrir le logiciel :

• qui porte le risque en cas de casse ou de péremption,
• quel événement précis déclenche le transfert de propriété (la consommation déclarée par le client, l’enlèvement physique, une date contractuelle), et
• qui a la charge de l’inventaire physique.

Ces réponses viennent du contrat, pas du paramétrage. Mais si elles ne sont pas posées noir sur blanc avant la mise en œuvre, c’est le système qui tranchera à votre place, par défaut, et rarement dans le bon sens.

Côté ERP

L’ERP a besoin d’un statut de stock à part, distinct du stock disponible classique. Ce statut porte l’information du tiers dépositaire : qui héberge physiquement la marchandise, alors que le propriétaire comptable reste vous, ou votre fournisseur selon le sens du montage.

La facturation doit se déclencher sur l’événement contractuel, pas sur l’expédition. Concrètement, ça veut dire relier la facturation à une remontée de consommation plutôt qu’à un bon de livraison classique, ce qui demande souvent un paramétrage spécifique du cycle de facturation.

La valorisation comptable suit la même logique : un stock consigné chez un client doit rester valorisé dans vos comptes tant qu’il n’est pas consommé, même s’il est physiquement ailleurs.

À l’inverse, un stock consigné chez votre fournisseur ne doit plus figurer dans les siens dès que la propriété a basculé, même s’il n’a pas bougé d’un mètre. Un rapprochement périodique entre le stock théorique de l’ERP et le stock réellement déclaré par le tiers reste indispensable : les écarts se creusent vite quand personne ne vérifie.

Côté WMS

Le WMS, lui, doit gérer des emplacements qui ne sont pas dans votre entrepôt. La plupart des solutions modernes le permettent via une notion de site logique ou de dépôt tiers, distinct physiquement des quatre murs habituels, mais suivi avec la même rigueur : réceptions, mouvements, inventaires.

Ce site logique doit accepter une réception sans transfert de propriété : la marchandise arrive chez le client ou reste chez le fournisseur, elle change d’emplacement, pas de propriétaire. C’est un mouvement de stock à part entière, avec ses propres statuts.

La consommation, elle, doit remonter vers l’ERP par un flux dédié, que ce soit une déclaration du client, une lecture de compteur, ou un relevé périodique. C’est ce flux qui, en bout de chaîne, déclenche la facturation évoquée plus haut.

Et l’inventaire physique doit rester distinct par statut de stock : compter ensemble du stock consigné et du stock classique dans le même emplacement rend l’écart illisible pour qui doit ensuite le justifier, comptable ou commissaire aux comptes compris.

Travailler avec un WMS nativement prévu pour gérer du mulit-sites est un must-have pour piloter le stock consigné

Le point de bascule entre les deux systèmes

C’est là que la plupart des projets butent, pas sur la définition du stock consigné, que tout le monde comprend vite, mais sur l’interface qui porte l’information de consommation entre le WMS et l’ERP.

Trois questions à régler avant le démarrage :

• quelle fréquence (temps réel, quotidien, hebdomadaire selon le volume et l’enjeu financier),
• quel sens de circulation (le client déclare-t-il sa consommation, ou est-ce vous qui la mesurez), et
• qui a la main pour déclencher la facture une fois l’information reçue.

Ce qui se passe quand personne n’y a pensé

Le schéma se répète d’un dossier à l’autre : le stock consigné est paramétré comme un stock classique dans le WMS, faute de statut dédié. La valorisation atterrit alors dans les mauvais comptes, et personne ne s’en aperçoit avant la clôture annuelle, quand le commissaire aux comptes pose la question à laquelle personne n’a de réponse claire. Ce n’est jamais une erreur de compréhension du concept. C’est toujours un statut qui manque, quelque part entre le contrat et l’écran de paramétrage.

Avant de démarrer

Quatre points à vérifier avec votre intégrateur ERP et votre éditeur WMS avant tout démarrage d’un flux de stock consigné :

• l’existence d’un statut de stock dédié dans les deux systèmes,
• la règle exacte de déclenchement de la facturation,
• le sens et la fréquence du flux de consommation entre WMS et ERP, et
• la méthode de rapprochement périodique entre stock théorique et stock déclaré.

Quatre lignes à valider avant le devis, pas quatre problèmes à découvrir après.

Questions fréquentes

Le stock consigné doit-il obligatoirement passer par une interface EDI ?

Non. Un flux de consommation peut très bien remonter par un export manuel régulier, un relevé de compteur ou un accès direct du fournisseur à un espace du WMS client, tant que la fréquence correspond à l’enjeu financier. L’EDI est pertinent quand le volume et le nombre de références rendent la ressaisie manuelle risquée.

Qui doit faire l’inventaire physique du stock consigné, le propriétaire ou celui qui l’héberge ?

Le contrat doit le préciser, mais le plus robuste reste un comptage contradictoire, réalisé par les deux parties, au moins une fois par an. Un stock compté par une seule des deux parties, sans confrontation, produit des écarts qui ne se révèlent qu’à la facturation suivante.

Peut-on gérer un stock consigné sans statut dédié dans le WMS ?

Techniquement oui, en le suivant hors système sur un tableur parallèle. En pratique, c’est la source d’erreur la plus fréquente sur ce sujet, parce que le tableur ne se met à jour que si quelqu’un y pense.

Le stock consigné convient-il à une petite entreprise ?

Oui, la taille de l’entreprise n’est pas le critère. C’est la fréquence et la volumétrie de la consommation qui déterminent si ça vaut la peine de formaliser un flux dédié plutôt que de gérer ça au cas par cas.

Faut-il un WMS pour gérer du stock consigné ?

Pas nécessairement un WMS complet si le volume reste faible, mais il faut a minima un système capable de porter un statut de stock distinct. Sans ça, la plupart des points évoqués dans cet article ne se posent même pas correctement.