Frais annexes facturés par les transporteurs

Dans la plupart des appels d’offres, on compare des tarifs de transport “de base” : un prix au km pour un porteur, un forfait messagerie, un prix à la tournée VL, etc.

Puis la réalité du terrain arrive avec son cortège de lignes supplémentaires : surcharge carburant, péages, immobilisation à quai, re-livraison, hayon, ADR, prise de rendez-vous, accès chantier, retour palettes, livraison sur créneau garanti…
Ces frais annexes transforment vite une belle grille en facture salée et non maitrisée.

Frais annexes facturés par les transporteurs PL et VL

Voici un panorama en mode ‘découverte et pratico-pratique’ des frais additionnels que les transporteurs appliquent le plus souvent.
Chaque point sera éclairé d’une rapide explication et parfois d’une piste d’évitement possible.

Pourquoi ces frais existent-ils ?

Le transport routier est une activité à faible marge où chaque minute et chaque kilogramme comptent. Dès qu’une tâche rallonge un temps d’opération, immobilise un véhicule, exige un équipement spécifique ou génère une contrainte administrative, le transporteur cherche légitimement à couvrir son coût. C’est la vocation des frais annexes : tarifer l’exception ou mutualiser un risque (par exemple via une surcharge indexée comme celle du prix de l’énergie).

Le problème naît lorsque l’exception devient la norme, ou quand les règles d’application ne sont pas claires. Là, la facture s’envole… et la relation se tend. Le suivi de la relation transport demeure donc un basique pour maitriser ses coûts bien sûr mais surtout la qualité des prestations.

• En affrètement, lot ou demi-lot, les frais annexes tiennent surtout à la durée immobilisée et aux contraintes d’accès.
• En VL, la bataille se gagne sur la qualité du fichier d’adresses, l’orchestration des créneaux et le design des tournées. Un code porte valide ou un numéro de téléphone joignable économise davantage que 3 % grattés au forcing commercial.

Frais liés à la marchandise

Poids volumétrique

Il s’agit de la facturation au plus élevé entre poids réel et poids volumétrique. Il est le résultat d’un calcul simple et établi qui divise les dimensions du colis par un diviseur d’usage dans le métier.

La formule type (colis) = (L × l × h en cm) / diviseur → kg facturés. Le diviseur courant se situe entre 4000 à 6000 (≈ 250 à 167 kg/m³) selon réseau/mode.

• Levier : optimiser l’emballage (hauteur/vides), mutualiser en colis plus denses. Le colisage multiformats de cartons ou les robots d’emballage colis sont clairement adaptés à l’élimination de ces frais.

Hors gabarit

C’est le dépassement de dimensions/poids unitaire (ex. longueur > 120/200/240/300 cm, > 30–70 kg selon contrainte du réseau).

• Levier : segmenter en modules, déposer sur demi-palette ou quart si admis.

Article non mécanisable

Formes cylindriques, liquides, colis non empilables, cornières saillantes, pas d’à-plats qui ne passent pas dans la ceinture de tri des hubs de messagerie.

• Levier : housses, coins de palettes, mise à plat, carton extérieur. Pas toujours évident selon la nature de la marchandise.

ADR / Matières dangereuses

Supplément pour gestion des classes ADR (documents, équipements, compatibilités).

• Levier : éviter multi-classes sur une même expédition, créneaux dédiés. Mais si vous exploitez des produits dangereux, ce frais ne doit pas être une surprise lors du pointage facture.

Température dirigée / Isotherme

Mise à disposition de remorques en  froid positif/négatif, contrôle température, enregistreurs, emballages isothermes.

• Levier : regrouper les marchandises de même contraintes, piloter le retour des emballages réutilisables comme les housses isothermes par exemple.

Ad valorem / Déclaration de valeur / Assurance

Supplément % sur la valeur déclarée pour relever l’indemnisation au-delà du droit commun. Ce frais est normalement entendu à priori du transport donc pas de surprise à réception de la facture. Cela est néanmoins une ligne de frais supplémentaire selon le niveau de couverture d’assurance que l’on souhaite pour son transport.

• Levier : ne le déclencher que pour les envois à forte VA.

Contre-remboursement

C’est l’encaissement du prix à la livraison pour le compte de l’expéditeur.

• Levier : privilégier paiement en ligne ou à distance.

Palettes & emballages : consigne / échange / non-retour

C’est la ligne qui concerne la gestion des emballages qui transitent par le transporteur : location/consigne EPAL, échange palette, “perte non justifiée”, remise en état.

• Levier : procédure d’échange tracée (bons palettes), parc tampon, suivi de soldes, mise en place de moyens digitaux pour une relocalisation optimisée comme le propose MAGIC PALLET.

Reconditionnement / Filmage / Cerclage

Si l’emballage est jugé non conforme ou à renforcer pour la sécurité du transport.

• Levier : cahier des charges d’emballage et contrôles réguliers.

Frais liés au lieu d’enlèvement/livraison

Accès difficile / Centre-ville / Rue étroite / Tonnage limité

Desserte avec véhicule spécifique (city, 19T, porteur court, électrique) ou détour.

• Levier : déclarer contraintes d’accès en amont, déporter la remise (point relais, RDC).

ZFE / LEZ / Périmètres réglementés

Surcharges “zone à faibles émissions”, centres historiques, droits d’entrée, portiques.

• Levier : plages de livraison autorisées, véhicules compatibles comme la cyclologistique, mutualisation accrue.

Sites “sensibles” ou à formalités d’accès

BTP chantiers, hôpitaux, aéroports, bases militaires, salons/foires, centres commerciaux (badges, sûreté).

• Levier : créneaux dédiés, pré-enregistrement mis à disposition du transporteur pour fluidifier la livraison et ainsi ne pas accentuer le temps d’attente supplémentaire.

Livraison en étage / Portage long / Mise en pièce

Portage au-delà du trottoir, sans ascenseur, jusqu’à une pièce choisie. Concerne surtout le E-commerce.

• Levier : répercuter pour le chargeur ces frais dans les options payantes packagées pour le client afin de ne pas dégrader sa marge et avoir le sentiment de “se faire avoir” par le transporteur.

Îles / Montagne / Corse

Ferry/tunnel, allongement de parcours, ruptures de charge.

• Levier : jours de départ fixes, volumes consolidés. C’est le revers de la médaille des livraisons estivales !

Frais liés au temps & au service

Rendez-vous / Prise d’heure / Créneau garanti

Appels, SMS, créneau 4h/2h/heure fixe, livraison sur RDV.

• Levier : privilégier créneaux avec le recours à des outils de slot booking pour éviter le fameux dwell time

Nouvelle présentation / 2e passage / Échec de livraison

Client absent ou non conforme ou non déchargeable. La mauvaise surprise par excellence.

• Levier : contacts obligatoires, préférences de livraison, contrôle de la donnée adresse, photo du lieu de livraison.

Qualité de service

Preuve de livraison enrichie (POD photo, signature qualifiée)

Suivi premium / Notifications multicanal

Installation / Mise en service / Reprise DEEE (B2C)

Reverse logistics : retour client, échange standard, collecte de vide, retours palettes (circuit consigne)

• Levier : assumer la mise en œuvre de sa promesse client

 

Frais liés à la commande & aux données

Adresse erronée ; un triste classique du E-commerce

Recherche, re-routage, réétiquetage, correction dans le système IT.

• Levier : validation d’adresse, champ autocomplete, champs obligatoires lors de la commande client (porte, étage, digicode).

Absence d’EDI ou d’étiquette

Commande non injectée, étiquette manquante, réétiquetage en agence qui nécessite une intervention du transporteur pour poursuivre la prestation.

• Levier : 100 % EDI + scan à l’enlèvement.

Re-pesée / Re-mesure

Divergence entre déclaré et constaté (poids/dimensions) qui recentre la tarification sur le bon poids ou volume.

• Levier : balances en préparation, table de contrôle dimensionnel, données fiables.

Frais énergie et réglementaires

Surcharge carburant / Indexation gazole

% variable indexé (souvent mensuel) sur un indice public (type CNR).

• Levier : plancher/plafond négocié, point de départ de l’indice entendu entre les 2 parties

Contribution carbone / éco-contribution

Participation CO₂, programme de décarbonation, GNC/bioGNC, HVO.

Ce frais permet de conserver une traçabilité des moyens de transport utilisés pour le chargeur.

Péages & ouvrages exceptionnels

Ce sont des frais comme le Mont-Blanc/Fréjus, tunnels urbains, péages spéciaux et autoroutiers

• Levier : itinéraires alternatifs – moins rapides, regroupement de livraisons et mutualisation du fret.

 

Frais matériel & manutention

Hayon élévateur ou grue auxiliaire

Moyen absolument nécessaire si pas de quai/engin de manutention chez l’expéditeur/destinataire. Levage/dépose au sol ou sur chantier.

Levier : déclarer le besoin en amont pour éviter une 2nde livraison forcément plus couteuse

Deuxième homme / Équipe

Manutention hors gabarit, portage, pose.

• Levier : limiter aux cas justifiés (mobilier, électroménager, B2C premium) avec une refacturation au client.

Matériels & consommables

Sangles, coins, calage, housses, bacs réutilisables notamment pour des transports internationaux.

Levier : fournitures à la charge de l’expéditeur (moins cher qu’achats transporteur).

Frais frontière & internationaux (quand applicable)

Avance de droits & taxes / Dossier douane
Débours + commission d’avance (pour TVA/droits), prestation de dédouanement (export/import, ENS/EAD si modal aérien/mer).
Surcharges pays/villes (LEZ, ULEZ, congestion charges)
Ferry / Tunnel / Postes frontières (temps d’attente) : parfois forfait ou temps réel.

• Levier : bien intégrer l’ensemble de ces contraintes dans le prix de vente initial du chargeur

Négocier sans fracturer la relation

La tentation est grande de bannir certaines lignes ou de se brouiller avec le transporteur. C’est souvent contre-productif. Une meilleure approche consiste à faire converger l’économie et l’opérationnel :

• Franchise raisonnable (ex. 30 minutes d’attente incluses), puis facturation par palier (ex. de 30 à 60 min, puis au-delà) avec plafonds.
• Packager des services : un forfait “livraison premium” peut inclure prise de RDV + créneau + appel avant passage. C’est plus simple à vendre et à prévoir que trois lignes séparées.
• Bonus-malus : si le taux de re-livraison baisse sous X %, une ristourne s’applique ; au-delà de Y %, un malus finance le plan d’action.
• Clause de révision : réexaminer trimestriellement les lignes annexes à la lumière des KPI partagés.

La négociation ne remplace pas l’amélioration de process ; elle la récompense.

Il existe de bons consultants spécialisés sur le sujet qui peuvent vous permettre de professionnaliser les négociations et vous faire gagner de l’argent : SOLARIS LOGISTIQUE, COLIS CONSULT, SCOD Supply Chain On Demand

LE piège à éviter

Confondre “prix transport” et “coût de livraison”. Le premier est sur la grille. Le second inclut tous les frais annexes et les coûts internes (temps d’équipe, retouches, gestion palettes). C’est ce coût complet qu’il faut piloter.

Par Pierre

 

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• Digitalisation du transport
• Tout comprendre sur l’application du calcul de l’indexation gasoil
• Le suivi de flotte avec la GMAO appliquée à la rentabilité économique du transport routier