La Fiche Article : Une Pièce Maîtresse pour une Supply Chain Efficace et Sécurisée

Dans le contexte dynamique de la Supply Chain moderne, la gestion des données joue un rôle crucial pour assurer une efficacité opérationnelle et une compétitivité accrue. Parmi les différents éléments de données, la fiche article occupe une place centrale. Cette dernière est bien plus qu’une simple description d’un produit ; elle constitue un outil essentiel pour optimiser l’ensemble des processus logistiques qui transitent en permanence dans les différents systèmes d’information.

Sans ces informations “de base” à jour, c’est tout le processus qui peut s’enrayer !

La fiche article est une fiche descriptive et technique d’un produit spécifique qui est stocké et/ou vendu au sein d’une entreprise. Elle contient une multitude d’informations vitales, telles que les caractéristiques du produit, les spécifications techniques, les informations logistiques, les dimensions, le poids, les codes-barres, les références fournisseurs, les prix, etc. Cette fiche est généralement gérée par le département des achats et la logistique peut être mise à contribution notamment pour les mises à jours.

Attention spoiler ; une fiche article bien gérée permet d’automatiser et d’optimiser divers processus logistiques tels que le stockage, le picking, l’emballage et l’expédition. Une information erronée, obsolète ou manquante et plus rien ne fonctionne correctement.

• les annonces transport deviennent fausses
• le poids manutentionné ne correspond plus à la réalité
• l’expédition d’une date périmée devient possible
• le retrait de lot est corrompu par des lots mal renseignés

La liste serait longue. Et pourtant c’est un sujet assez peu mis en avant. Il est toujours question des outils, des solutions toutes plus innovantes les unes que les autres ! Sans systématiquement rappeler que sans des données de qualité, les outils et l’innovation digitale ne sont plus grand chose.

Alors qu’entend on par donnée de qualité ?

Une donnée sera qualitative si elle passe au crible des 6 dimensions suivantes.

1. la complétude : quelle donnée est manquante ou inutilisable ?
   Un champ non obligatoire mais pourtant essentiel comme un complément d’adresse pour une livraison exacte et précise. Cela fait cher le coût d’émission de CO2 pour un champ non rempli quand il faut relivrer le client, insatisfait par dessus le marché.
2. la conformité : quelle donnée est dans un format non accepté ou non utilisable ?
   N’avez vous jamais rencontré un point en lieu et place d’une virgule dans un champ informatique nécessitant des décimaux ? Une date format US en lieu et place d’un format européen ?
3. la cohérence : quelles données fournissent des informations conflictuelles ?
   Un produit identifié léger qui aurait un poids de 1 000kg dans un autre champ précisant sa masse… du jamais vu à coup sur !
4.  l’exactitude : quelle donnée est incorrecte ou périmée ?
   Cela concernera en premier lieu les éléments règlementaires comme un taux de TVA qui change à une date précise sans que la mise à jour soit effectuée dans le temps imparti.
5. la duplication : quels enregistrements ou attributs sont en doublon ?
   Qui n’a jamais rencontré de base de données avec des articles pointant sur les mêmes codes à barre mais avec des désignations différentes ? Il faut comprendre qu’un par 12 s’écrit 12 x plutôt que *12… en plus c’est vraiment le cas le plus pénible à corriger – dépolluer à postériori.
6. l’intégrité : quelle donnée est non sécurisée ?
   Les droits d’accès à la fiche article ne sont pas organisés et tout le monde peut y accéder… peut-on parler de ficher article sécurisée ?

Sur ce dernier point, il est d’ailleurs essentiel de ne pas sous-estimer la sensibilité des données de base (master data) comme celle contenues dans les fiches articles ; tant pour le bon fonctionnement des processus que pour le risque de corruption des données.

Il convient de mettre en place des mesures adéquates pour les protéger comme la restriction d’accès, de régulières sauvegardes, un workflow éprouvé et bien sûr la formation du personnel sur ce sujet hautement sensible de la Supply Chain. En investissant dans la gestion et la sécurité de la fiche article, les entreprises peuvent objectivement renforcer leur compétitivité et leur position sur le marché tout en garantissant une expérience client optimale. Négliger cette réalité conduira tôt ou tard à devoir régler des problèmes dans le déroulement des flux et/ou l’insatisfaction client.

Un tips efficace pour s’en rappeler ? La méthode BIBO bien sûr : Bullshit In – Bullshit Out

Sinon, il faut miser sur le PIM

A mesure que les entreprises élargissent leur portefeuille de produits, s’étendent à l’échelle internationale et se digitalisent, la gestion manuelle des fiches article peut devenir fastidieuse voir inefficace. C’est là que le Product Information Management (PIM), ou Gestion de l’Information Produit, entre en jeu.

Le PIM est un système logiciel centralisé conçu pour collecter, gérer, enrichir et distribuer les informations produit de manière cohérente à travers tous les canaux de vente. Il agit comme une plateforme de référence unique pour toutes les données liées aux produits, dont la fiche article. Le PIM va au-delà de la simple description du produit et intègre un ensemble complet d’attributs tels que les images, les spécifications techniques, les descriptions multilingues, les vidéos, les certificats de conformité, les commentaires clients, et bien plus encore.

Rappelons cependant que comme tout outil, c’est la compréhension de l’enjeu et l’application de la méthodologie (bibo ?) avec rigueur qui permettra de récolter l’optimisation attendue et les bénéfices durables sur la résilience de la Supply Chain.