Pourquoi la facture électronique concerne aussi la Supply Chain ?

C’est quoi la facture électronique ?

La facture électronique consiste en la dématérialisation du processus de facturation traditionnel.

Plus de papier…
Un format numérique obligatoire pour être valable : produire les factures électroniques dans l’un des trois formats standard obligatoires (Factur-X, UBL 2.1 et UN/CEFACT CII) afin de garantir la conformité avec les normes de l’UE.
… et un processus de transmission règlementé

C’est aussi là le changement ! Elle concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA dans le cadre d’une obligation réglementaire applicable à compter du 1er janvier 2026 suite à l’amendement n°I-5395 déposé le 17 octobre 2023 par le gouvernement.

Les 4 principaux objectifs

1. Simplification Administrative : Réduire la charge administrative des entreprises, diminuer les délais de paiement, et accroître la productivité.
2. Facilitation de la TVA : Simplifier la déclaration de TVA grâce au pré-remplissage automatique et offrir de nouveaux services administratifs, surtout aux petites entreprises.
3. Lutte contre la Fraude : Réduire la fraude à la TVA en recoupant les données clients et fournisseurs.
4. Suivi en Temps Réel : À terme, permettre de connaître en temps réel l’activité des entreprises grâce à la collecte des données de facturation et de paiement.

Les acteurs en place pour accompagner cette nouveauté : une partie qui se joue à 4

• L’entreprise : rattachée obligatoirement à une plateforme de dématérialisation (PPF par défaut sinon un PDP) qu’elle soit émettrice ou réceptrice de facture. Information inscrite dans l’annuaire central géré par la PPF.
• PPF > PORTAIL PUBLIC de FACTURATION : plateforme centrale et seule habilité à partager les informations à l’administration fiscale. Elle héberge l’annuaire central pour les factures électroniques (qui et avec quel statut). Elle est le tiers de confiance par défaut pour l’application du nouveau schéma de flux.
• PDP > PLATEFORME de DEMATERIALISATION PARTENAIRE : entreprise sanctionnée d’un agrément gouvernemental de 3 ans renouvelable. Elle doit numériser au bon format (si pas d’OD dans l’entreprise) et est autorisée à transmettre à un autre PDP ou PPF si l’entreprise destinataire n’a pas choisi de PDP
• OD > OPERATEUR de DEMATERIALISATION : il est autorisé à numériser au bon format mais est interdit de transmettre la facture directement à une entreprise ou autre OD. L’envoi du document devra obligatoirement transiter par un PDP ou PPF pour atteindre l’entreprise qui devra s’acquitter du paiement de la facture.

Le schéma de flux général de la transmission réglementée :

L’OD, comme un éditeur de logiciels, génère la facture et la dépose sur la plateforme de l’entreprise émettrice (PPF ou PDP). La plateforme émettrice (PPD ou PDP) transmet ensuite la facture à la plateforme utilisée par l’entreprise destinataire. Un annuaire central des entreprises, disponible sur le PPF, permet de savoir à quelle plateforme est rattachée l’entreprise destinataire. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent choisir leur plateforme de réception avant la date d’application de 2026. À défaut de choix, elles seront automatiquement rattachées à la PPF.

Illustration des flux possibles :

• Fournisseur A (FA) > facture dématérialisée (via OD FA) > PPF > facture dématérialisée (via OD AB) > Acheteur B
• Fournisseur A (FA) > facture dématérialisée (via OD FA) > PDP FA > PPF > facture dématérialisée (via OD AB) > Acheteur B
• Fournisseur A (FA) > facture dématérialisée (via OD FA) > PPF > PDP AB > facture dématérialisée (via OD AB) > Acheteur B
• Fournisseur A (FA) > facture dématérialisée (via OD FA) > PDP FA > PDP AB > facture dématérialisée (via OD AB) > Acheteur B

Les flux impossibles :

Fournisseur A (FA) > facture dématérialisée (via OD FA) > facture dématérialisée (via OD AB) > Acheteur B

Les factures papiers disparaissent et devront obligatoirement transiter par une plateforme agrémentée pour atteindre leur destinataire. En outre, la plateforme sera soit gratuite (PPF); soit payante (PDP) mais avec des fonctionnalités enrichies pour les entreprises

Alors pourquoi cet article dans un article Supply Chain ?

Parce qu’il s’agit de flux et que dans le cycle ORDER TO CASH piloté par les équipes Supply, il sera nécessaire d’obtenir le retour du CASH sans aléas ou délais.
Il est donc essentiel d’y porter un peu d’attention voir réserver de la bande passante pour le projet à venir. L’interopérabilité et l’intégration seront au cœur de ce sujet d’actualité comme le sont systématiquement tous les projets Supply. Sans parler de la dimension cyberscurité qu’il faudra accompagner parallèlement à chaque mise en œuvre. Une opportunité supplémentaire de mettre cette gestion du risque au cœur des enjeux Supply Chain.
Et surtout, enfin, parce que les logiciels métiers type WMS ou TMS portent un grand nombre d’informations concernant la facturation des entreprises et qu’il est fort à parier que les experts logistique et transport seront fortement sollicités pour éclairer les processus, les déclencheurs et autres champs nécessaires à interfacer au bon format et au bon moment.

Il faudra, de fait, intégrer la facture électronique dans les cycles opérationnels existants.

Et pour ceux qui seraient encore au papier – crayon… il est urgent de se faire accompagner pour enclencher le changement sans encore trop de précipitation.