Qu’est ce qu’une Packing List (ou Liste de colisage) ?

Dans le quotidien d’un entrepôt, on manipule des BL (bons de livraison), des factures commerciales, des CMR, des déclarations en douane… et, souvent oubliée jusqu’au jour d’un contrôle, la packing-list. Ce document accompagne l’expédition et décrit, colis par colis, ce que contient physiquement l’envoi. Elle détaille précisément les articles contenus dans un contenant (palette ou container) lors d’un envoi.

C’est le document de correspondance qui relie le WMS, le transport et la douane.

Quand rencontre-t-on la packing-list ?

La packing list est très majoritairement utilisée pour les expéditions internationales. Mais elle peut tout à fait accompagner des marchandises plus domestiques tant qu’elle remplit son rôle de description fidèle de la marchandise et des conditionnements d’expéditions. Ci-après, quelques cas pour lesquels la packing list se rencontre ou peut être nécessaire :

• Export/import : INDISPENSABLE pour le transitaire, la douane et l’assureur, notamment en maritime (FCL/LCL) et en aérien.
• B2B multi-colis / palettes / conteneurs : elle permet à la réception de contrôler rapidement les quantités et d’identifier un écart ou un colis manquant.
• Flux e-commerce B2B/B2C : elle fluidifie les retours et limite les litiges (“ce qui a été envoyé vs ce qui a été reçu”).
• Pièces de rechange, SAV, outillage : quand les références sont nombreuses et hétérogènes, la liste de colisage devient la boussole.
• Conformité et assurance : en cas d’avarie ou de vol partiel, elle documente précisément le contenu et les numéros des colis et les Unités de Manutention UM.

Rappel Blogistics :

• la packing-list décrit le physique : colis, poids, dimensions
• la facture commerciale porte la valeur, la devise, les conditions de vente
• le BL confirme la livraison
• la CMR cadre le transport.

Ce que permet de faire une packing list ?

1. Contrôle à la réception : lecture rapide (par numéro de colis) et rapprochement avec l’ASN, avis d’expédition.
2. Réduction des litiges : un descriptif clair par colis évite les débats avec le transporteur ou le client et rassure l’assureur quant à sa base de travail objective pour instruire le sinistre
3. Douanes & sécurité : facilite le ciblage et les inspections (scans, contrôles aléatoires, marchandises dangereuses).
4. Traçabilité WMS/TMS : la numérotation colis/UM devient la clé pour suivre, historiser et investiguer.
5. Optimisation transport : poids/dimensions par colis = base du cubage, du calcul de poids volumétrique et des coûts.

Les champs “obligatoires” d’une packing list

Il n’existe, hélas, pas une norme juridique unique valable pour tous les pays et modes, mais dans la pratique un noyau dur de champs est requis par la majorité des douanes, transporteurs et transitaires. Sans ces informations, votre packing-list sera régulièrement rejetée ou entraînera des délais.

Références d’expédition

• Numéro de packing-list
• Date d’émission
• Référence commande (PO) et/ou référence de la facture commerciale associée

Parties prenantes

• Expéditeur (nom, adresse)
• Destinataire (nom, adresse)

Informations transport

• Mode (route, aérien, maritime, ferroviaire)
• Transporteur / transitaire (si connus)
• Référence de la réservation / numéro de lot d’expédition (shipment ID)
• Pour le maritime : numéro de conteneur et numéro de plomb/ scellé si FCL
• Pour l’aérien : numéro AWB/LTA si déjà attribué

Données colis/UM (LE cœur du document)

• Numérotation des colis/UM
  • numérotation incrémentale (ex. 1/12, 2/12… 12/12)
  • numérotation unique de chaque colis/UM
• Type d’emballage (carton, caisse bois, palette EUR, etc.)
• Description du contenu par colis (référence article, désignation, quantités)
• Poids brut et poids net par colis
• Dimensions par colis (L × l × H) et volume (m³)
• Nombre total de colis, poids total brut/net, volume total
• Synthèse articles (utile et souvent exigée)
• Références articles et quantités totales (en plus du détail par colis)
• Unité de mesure (pcs, kg, m, set…)
• Produits dangereux : classe ONU, groupe d’emballage, quantité nette, instructions d’emballage, déclaration IATA/IMDG en annexe

Signature et nom/qualité du signataire

Champs souvent exigés notamment selon le contexte d’expédition

• Incoterm + lieu (ex. DAP Lyon, FCA Le Havre) : clarifie la répartition des risques/coûts.
• Pays d’origine des marchandises : utile pour préférences tarifaires et contrôles.
• Codes douaniers (SH/HS) : pas toujours requis sur la packing-list, mais très apprécié des douanes et transitaires.
• Numéros EORI exportateur/importateur (UE) ou identifiants équivalents : accélère les formalités.
• Marquages et repères visibles sur colis (logos, n° de lot, DLUO, etc.).
• Conditions spécifiques : température dirigée (2–8 °C), positionnement (ne pas gerber), fragile, etc.
• Coordonnées de contact opérationnel (nom, téléphone, email) pour les contrôles et prises de RDV.

Erreurs fréquentes dans l’établissement d’une packing list

• Numérotation non unique → identifier chaque colis/UM avec un code SSCC
• Description trop vague (“pièces mécaniques”) → préférer “Moteur électrique 0,5 kW réf. A123”.
• Absence de dimensions → bloque les cotations, le cubage et certains opérateurs de transport (aérien notamment)
• Incohérence entre récapitulatif et détail → vérifier les totaux (poids net/brut, volume)
• Oubli des numéros de conteneur/plomb en maritime FCL → les ajouter dès qu’ils sont connus
• Poids net = poids brut sur tous les colis → inacceptable en douane ou assurance ; pesez ou appliquez des tare types documentées.
• Pas de contact joignable → en cas de contrôle, le camion attend… et la facture de stationnement grimpe.
• Champs oubliés lors de la mise en route du projet → typiquement pas de création d’un ID unique pour les colis/UM ou pas de table ‘détail des colis’
  • A noter que les actuels WMS proposent d’excellentes packing list mais il reste toujours de mise de bien demander à voir une packing list avant de faire un choix de partenaire définitif

La packing list en susbtance

La packing-list n’est pas qu’une formalité documentaire.

La packing list est la fiche d’identité physique de l’expédition.

Pour qu’elle soit acceptée partout et utile à tous (réception, douane, transport, assurance), il faut constituer un socle minimum de champs (identifiants, parties, détail par colis, poids/dimensions, totaux, signature) et il faut ajouter, selon le contexte, les Incoterms, origines, codes HS, EORI, infos DG, n° conteneur/ AWB.

Bien conçue, elle fluidifie les flux, réduit les coûts… et fait gagner du temps à toute la supply chain.

Autres lectures disponibles sur Blogistics :

• Le dwell time en logistique
• Les conditionnements logistiques

Par Pierre