L’EDI en Supply Chain

Vers une normalisation des échanges

L’EDI (échange de données informatisé) est un système de communication qui permet aux entreprises de transférer des documents informatisés via des réseaux informatiques. Un e-mail, au sens de cette définition, peut être considéré comme un échange de données informatisé.
Mais dans le langage courant des professionnels de la logistique et supply chain, le terme EDI fait généralement référence à l’échange de données commerciales et/ou opérationnelles informatisées, visant à transférer d’application à application, à l’aide d’ordinateurs, connectés sur un ou plusieurs réseaux des données structurées selon un langage normalisé.

L’EDI est particulièrement utile en logistique, car il permet aux entreprises de partager facilement des données telles que des commandes, des bons de livraison, des factures et des documents de transport. Dans ses fondements, l’EDI a été conçu pour remplacer la transmission des informations sur papier et pour pallier à l’inefficacité et à la chronophagie des systèmes manuels. Son but est de réduire les interventions humaines dans le processus de traitement de l’information. On parle alors de dématérialisation de l’information.

L’EDI repose sur le principe que les données originales ne doivent être entrées qu’une seule fois dans le système, après quoi elles peuvent être transmises entres les parties intéressées par voie électronique uniquement. Les données initialement saisies sont “portables” d’un système vers l’autre, autant de fois que le processus le requiert.

EDIFAC : une norme internationale souvent rencontrée

Le protocole EDI le plus couramment utilisé est la norme EDIFACT. EDIFACT est un protocole EDI basé sur des normes internationales qui permet aux entreprises de transférer des documents informatisés, normalisés sur des réseaux informatiques.

Les principaux échanges EDIFACT disponibles dans ce protocole sont :

1. Les messages de commandes (ORDERS) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour commander des produits ou des services.
2. Les messages de factures (INVOIC) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour facturer des produits ou des services.
3. Les messages de bons de livraison (DESADV) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour spécifier les produits et les quantités livrés.

Faisons un zoom sur le message DESADV couramment utilisé

Le DESADV (Avis d’Expédition) peut être utilisé dans le cas d’une expédition de marchandises pour livraison ou pour retour et vise à renseigner sur les différents constituants d’une expédition. Il implique un point unique d’expédition (lieu de départ des marchandises) à destination d’un ou plusieurs points de livraison. Il peut correspondre à différents produits et unités d’expédition. Ce message permet au destinataire :

• de connaître la date à laquelle les produits ont été expédiés ou seront prêts à partir ;
• d’obtenir des informations précises concernant l’expédition ;
• d’engager les procédures pour le dédouanement dans le cas d’expéditions internationales ;
• de connaître le détail des marchandises quant à leurs informations quantitatives et qualitatives (Lot, DLC, DLUO, n° série, etc…)
  • sur ce point, il est fortement recommandé d’utiliser l’identification des unités logistiques préconisées par GS1 (SSCC, GS1-128, …)
• de permettre le rapprochement entre les marchandises envoyées et la facture correspondante.

La valeur ajoutée du message DESADV devra toujours être envoyé avant que les marchandises n’aient été livrées ou retournées physiquement. Ceci afin de permettre au réceptionnaire des marchandises d’utiliser les informations pour en préparer la réception.

D’autres messages disponibles pour normaliser les relations logistiques

Liste non exhaustive des protocoles EDIFACT :

1.  Les messages de demande de prix (PRICAT) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour demander des informations sur les prix des produits ou services.
2. Les messages de gestion des stocks (INVRPT) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour spécifier les stocks disponibles (inventaire)
3. Les messages de fiche article (PRODAT) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour spécifier les informations techniques d’un article
4. Les messages de confirmation de commande (ORDRSP) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour confirmer la réception de la commande initiale ou commande modifiée
5. Les messages de modification de commande (ORDRCHG) : ce sont des messages transmis par une entreprise à une autre entreprise pour qualifier une modification à minima sur une commande précédemment transmises

Quels apports et points de vigilance à une telle interconnexion ?

Les principaux avantages de l’utilisation de l’EDI sont :

• Augmentation de l’efficacité et de la précision des processus : les documents électroniques sont plus précis et peuvent être transmis plus rapidement que les documents papier.
• Réduction des coûts : en automatisant les processus, les entreprises peuvent réduire leurs coûts de gestion et d’impression des documents.
• Augmentation de la visibilité : les entreprises peuvent suivre leur chaîne logistique en temps réel et prendre des décisions plus rapides. A l’heure de l’Internet des objets connectés (IOT), ce dernier point apporte particulièrement de valeur en termes de pilotage et de création de valeur pour les clients.

Les points de vigilance à prendre en compte dans un projet EDI sont :

• Coût et complexité : il peut être coûteux et complexe de mettre en place un système EDI.
• Compatibilité des systèmes : les systèmes EDI doivent être compatibles avec ceux des autres entreprises. Cela est d’autant plus vrai aujourd’hui à l’heure du tout numérique et de la digitalisation massive des flux logistiques.
• Sécurité des données : les systèmes doivent être sécurisés pour éviter toute fuite de données. Là aussi, ce point doit être particulièrement présent lors du lancement du projet pour embarquer le risque Cyber dans le pilotage et le branchement de ses flux.
• Formation des utilisateurs : les utilisateurs doivent être formés pour utiliser correctement le système EDI et notamment sur le point de la donnée source qui doit particulièrement être “chouchoutée” pour être complète, conforme, cohérente, exacte, intègre et saisie au bon endroit.

C’est en partie pour cela qu’il est courant de travailler avec un partenaire tiers, spécialiste des messages et protocoles EDI à mettre en place dans le cadre de flux à partager entre 2 entreprises. Le type d’intermédiaire le plus souvent utilisé est une plateforme de communication EDI, qui permet aux entreprises de transférer des documents électroniques entre elles et de gérer les échanges.