DMS

Définition du terme DMS

DMS désigne un système de gestion documentaire utilisé pour organiser, stocker et faciliter l’accès aux documents numériques dans la supply chain et la logistique.

Origine et étymologie

Le terme DMS est l’acronyme anglais de « Document Management System ». Il est apparu dans les années 1990 avec la digitalisation croissante des entreprises. Initialement utilisé dans le secteur informatique, son usage s’est étendu à la logistique et la supply chain pour sécuriser et fluidifier les flux documentaires.

Distinction avec les termes proches

DMS : fonctionnement général

Un DMS s’utilise pour automatiser l’organisation des documents dans une entreprise logistique, facilitant leur accès sécurisé et leur traçabilité.

Les principes fondamentaux

1. Capture : numériser ou importer des documents physiques et numériques pour assurer leur disponibilité.
2. Indexation : attribuer des métadonnées et catégories pour faciliter la recherche et le classement documentaire.
3. Stockage sécurisé : conserver les documents dans une base centralisée avec des accès contrôlés selon les profils.
4. Gestion des versions : suivre et conserver l’historique des modifications pour garantir la conformité et intégrité.
5. Recherche et récupération : permettre une recherche rapide et pertinente grâce à des filtres et moteurs dédiés.

Exemple concret d’application

Les indicateurs de performance clés (KPI)

• Taux d’accès aux documents (%) : cible ≥ 98%
• Temps moyen de recherche documentaire (secondes) : cible ≤ 45
• Taux de conformité documentaire (%) : cible ≥ 99%

Le DMS dans votre organisation

Avantages et bénéfices opérationnels

• Réduction de 40% du temps consacré à la recherche documentaire (Source : ASLOG 2023)
• Amélioration de 25% de la traçabilité des documents supports (Source : Forrester 2024)
• Diminution de 30% des erreurs liées aux versions obsolètes (Source : Deloitte 2023)
• Gain de productivité lié à l’automatisation des flux documentaires
• Sécurisation accrue des données sensibles conformément aux normes ISO 9001

Limites et contraintes à connaître

1. Investissement initial conséquent en infrastructure et formation ; solution : déploiement progressif modulable.
2. Résistance au changement des équipes ; solution : communication et accompagnement dédié.
3. Nécessité d’une gouvernance documentaire rigoureuse pour éviter le chaos numérique.
4. Risques liés à la cybersécurité ; solution : mise en place de contrôles d’accès et backups réguliers.
5. Compatibilité avec les systèmes existants parfois limitée ; prévoir audit technique préalable.

DMS en substance

DMS désigne un système numérique organisé pour gérer, stocker et faciliter l’accès aux documents logistiques.

Le DMS joue un rôle fondamental dans l’exploitation quotidienne de la supply chain car il centralise l’information, réduit les erreurs et accélère la communication entre les acteurs. Sa capacité à garantir la traçabilité documentaire est essentielle pour la conformité et la qualité des processus logistiques.

Dans la logistique, ce système s’applique à la gestion des bons de livraison, contrats fournisseurs ou documents de douane. Le système de gestion documentaire et la plateforme de gestion des documents sont des variantes utilisées pour désigner ce même concept. Ces outils facilitent aussi l’intégration avec les systèmes ERP ou WMS pour un pilotage optimal des flux.